Podjetja, ki se prijavljajo na javne razpise za nepovratna sredstva, subvencije ali druge oblike sofinanciranja, morajo poleg vsebine projekta posebno pozornost nameniti tudi stroškom. Ni namreč vsak strošek, povezan s projektom, avtomatično tudi upravičen do sofinanciranja.
Kaj podjetje lahko uveljavlja, je odvisno od konkretnega javnega razpisa, njegovih pogojev, namena financiranja in pravil glede upravičenosti stroškov. Zato je pomembno, da podjetje stroške preveri že v fazi priprave projektne ideje in proračuna, ne šele po odobritvi sredstev.
Kaj so upravičeni stroški?
Upravičeni stroški so stroški, ki jih lahko podjetje v okviru konkretnega javnega razpisa vključi v projekt in zanje zahteva sofinanciranje. Razpisna dokumentacija praviloma določa, katere vrste stroškov so upravičene, pod katerimi pogoji ter v katerem obdobju lahko nastanejo.
Pri pripravi finančnega načrta zato ni dovolj, da je določen strošek povezan s projektom. Preveriti je treba tudi, ali ga konkretni razpis dovoljuje in ali so izpolnjeni vsi pogoji za njegovo uveljavljanje.
Katere vrste stroškov se lahko pojavijo na javnih razpisih?
Vrste upravičenih stroškov se med razpisi razlikujejo. Med stroški, ki se lahko pojavljajo v različnih razpisih, so na primer:
Stroški opreme in investicij
Nekateri razpisi omogočajo sofinanciranje nakupa določene opreme, naprav ali drugega osnovnega sredstva, če je ta neposredno povezana z izvedbo projekta.
Pri tem lahko razpis določa dodatne pogoje glede vrste opreme, njene uporabe, obdobja nabave ali načina obračunavanja stroška.
Stroški zunanjih izvajalcev
Razpis lahko med upravičene stroške vključuje tudi storitve zunanjih izvajalcev. To so lahko na primer strokovne, razvojne, oblikovalske, svetovalne, raziskovalne ali druge storitve, če so povezane z upravičenimi aktivnostmi projekta.
Pomembno je preveriti, ali razpis določa omejitve glede višine teh stroškov ali pogoje za izbiro zunanjega izvajalca.
Stroški dela
Pri določenih razpisih so lahko upravičeni tudi stroški zaposlenih, ki sodelujejo pri izvedbi projekta. Način izračuna in dokazovanja teh stroškov je lahko natančno določen v razpisni dokumentaciji.
Podjetje mora zato že pri pripravi projekta vedeti, kdo bo sodeloval pri izvedbi in kakšen del njihovega dela je mogoče povezati s projektom.
Stroški razvoja in raziskav
Razpisi, usmerjeni v raziskave, razvoj in inovacije, lahko vključujejo različne stroške, povezane z razvojem novega proizvoda, storitve, procesa ali tehnologije.
Katere aktivnosti in stroški so upravičeni, je odvisno od ciljev konkretnega razpisa.
Stroški digitalizacije
Pri razpisih, namenjenih digitalni preobrazbi podjetij, se lahko med upravičenimi stroški pojavijo različne rešitve, oprema, programska oprema, zunanje storitve ali druge aktivnosti, povezane z digitalizacijo.
Tudi tukaj velja, da sama povezava z digitalizacijo še ne pomeni, da je strošek avtomatično upravičen. Odločilna so pravila konkretnega razpisa.
Drugi projektni stroški
Odvisno od razpisa se lahko med upravičenimi stroški pojavijo tudi drugi stroški, na primer stroški usposabljanj, promocijskih aktivnosti, zaščite intelektualne lastnine, testiranja ali drugih aktivnosti, povezanih z izvedbo projekta.
Zato je pri pripravi vloge pomembno, da podjetje ne izhaja samo iz seznama stroškov, ampak najprej iz načrtovanih projektnih aktivnosti.
Kaj so neupravičeni stroški?
Neupravičeni stroški so stroški, ki jih podjetje v okviru konkretnega razpisa ne more vključiti med stroške, za katere zahteva sofinanciranje.
Razlogi so lahko različni. Razpis lahko določen strošek izrecno izključi, strošek lahko nastane izven dovoljenega obdobja ali pa niso izpolnjeni drugi pogoji, ki jih določa razpisna dokumentacija.
Pomembno je tudi, da podjetje loči med stroškom, ki je povezan s projektom, in stroškom, ki je upravičen za sofinanciranje. To nista nujno ista pojma.
Kdaj lahko strošek postane problem?
Pri pripravi projekta je treba biti pozoren predvsem na čas nastanka stroška, njegovo povezavo s projektom, način dokazovanja in druga pravila razpisa.
Posebno pomembno je preveriti, ali je strošek nastal v dovoljenem obdobju. Nekateri razpisi namreč določajo obdobje upravičenosti stroškov, zato lahko čas izvedbe oziroma nastanka stroška vpliva na njegovo upravičenost.
Podjetje mora biti pozorno tudi na dokazila. Pri uveljavljanju stroškov po izvedbi projekta mora praviloma dokazati, da je bil strošek dejansko nastal, plačan in povezan z odobrenim projektom, pri čemer konkretne zahteve določa posamezen razpis.
Ali je DDV upravičen strošek?
Pri DDV ni mogoče podati enotnega odgovora za vse javne razpise. Upravičenost DDV je odvisna od pravil konkretnega razpisa in okoliščin prijavitelja.
Zato je treba pred pripravo finančnega načrta preveriti, kako razpis obravnava DDV in ali ga je mogoče vključiti med upravičene stroške.
Kako pravilno pripraviti finančni načrt projekta?
Pri pripravi proračuna je smiselno najprej določiti aktivnosti, ki jih bo podjetje izvedlo, nato pa za vsako aktivnost opredeliti predvidene stroške.
Praktičen postopek je:
- opredelitev ciljev in aktivnosti projekta,
- določitev stroškov, ki so potrebni za izvedbo posamezne aktivnosti,
- preverjanje upravičenosti posameznih stroškov v razpisni dokumentaciji,
- preverjanje obdobja upravičenosti,
- preverjanje pravil glede dokazovanja in plačila stroškov,
- priprava finančnega načrta v skladu z zahtevami razpisa.
Takšen pristop zmanjša tveganje, da bi podjetje v projekt vključilo stroške, ki jih kasneje ne bo mogoče uveljavljati.
Zakaj je preverjanje stroškov pomembno že pred oddajo vloge?
Napaka pri načrtovanju stroškov lahko vpliva na celoten finančni načrt projekta. Če podjetje predvideva sofinanciranje za strošek, ki ni upravičen, lahko pride do razlike med načrtovanimi in dejansko priznanimi stroški.
Zato je pregled upravičenosti stroškov pomemben del priprave kakovostne vloge na javni razpis. Pri tem ni dovolj poznati samo višino razpoložljivih sredstev. Razumeti je treba tudi, kaj se s temi sredstvi lahko financira in pod katerimi pogoji.
Pred prijavo preverite celotno razpisno dokumentacijo
Vsak javni razpis ima svoja pravila. Dva razpisa, ki podpirata podobne projekte, lahko določata različne upravičene stroške, omejitve in pogoje njihovega uveljavljanja.
Zato naj podjetje pred oddajo vloge preveri celotno razpisno dokumentacijo, predvsem določila o upravičenih stroških, obdobju upravičenosti, intenzivnosti sofinanciranja, dokazilih in drugih finančnih pogojih.
Če podjetje pri pripravi vloge ni prepričano, ali je določen strošek upravičen, je smiselno vprašanje preveriti pred oddajo vloge. Kasnejše popravljanje finančnega načrta ali ugotavljanje neupravičenosti stroškov lahko bistveno oteži izvedbo projekta.
Potrebujete pomoč pri pripravi vloge?
Pri pripravi prijave na javni razpis je treba projekt vsebinsko povezati z razpisnimi cilji, ustrezno načrtovati aktivnosti in pripraviti finančni načrt, ki upošteva pravila konkretnega razpisa.
V 7samurai podjetjem pomagamo pri pripravi projektov in vlog za javne razpise, nepovratna sredstva, subvencije in sofinanciranje.
Če razmišljate o projektu in želite preveriti, kateri aktualni javni razpisi bi lahko bili zanj relevantni, nam pišite na info@7samurai.eu.
